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公文基本格式

发布时间:2011年02月22日 16:55:00
 

公文格式,即公文的规格样式,是公文的权威性、严肃性在形式上的体现。它包括公文文面格式、公文文字格式、公文体裁格式。
一、总体要求
(一)开本
党委文件采用16开本规格用纸,成品尺寸为宽184mm、长260mm,版面上空约40mm,下空约22mm;政府文件采用A4型用纸,成品尺寸为宽210mm,长297mm,版面上空约37mm,下空约35mm
(二)版心
16K
文件一般每页20行,每行25个字。为了便于印制,每页的行数可调整为21行或19行,并保持各页行数相同。
A4
型文件每行22行,每行28个字。为了便于印制,每页的行数可调整为21行或19行,并保持各页行数相同。在调整行数时适当可调整行间距,以保正版心高度的相对固定。
(三)页码
4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘下一行,数码左右各放一条4号一字线。单页码局右空1字,双页码居左空1字。
(四)标点
全部采用规范全角标点,注意符合中文排版规范。
(五)装订
文件的装订一般采用骑马钉的方式装订,无法用骑马钉时采用平订的方式装订。
二、文头部分
由份号、密级、版头、紧急程度、发文字号、签发人六部门组成。
(一)份号(编号),即文件印制份数的顺序号。
(二)密级,即文件的秘密等级。
按照保密法的规定,公文的密级分为绝密、机密和秘密三个等级。党委文件的密级用3号黑体字,顶格标识在版心左上角第一行位置(即编号的下方),两字之间空开一字。
政府文件密级用3号黑体字标识在版心右上角第一行末尾,两字之间空一字,如需同时标识保密期限,密级和保密期限之间用实心
隔开,机密二字中间不空字。如:机密一年。有急缓程度的文件还应在机密下面标注。
(三)版头,即发文机关的标识。
除在报刊上公开发表的外,公文都应使用版头,以示公文的庄重和权威性。
党委文件版头由版头名称(一般是发文机关名称)加上文件两字(或者加括号标明文种)以及一条带有实心五角心的横线组成,颜色为金光红色;联合行文时,公文版头既可用主办机关的名称,也可用联署机关的名称。用套红大字居中印在公文首页上部。
政府文件版头由机关名称加文件两了及一条红色横线组成。如联合行文,若要把联合行文的单位版头都排上,只有横线下移,但单位再多,也必须保证文件首页要显示正文。
版头的字体以庄重为主,字号看字数多少,以版心能排下为限。
(四)紧急程度,即对文件送达和办理时间的要求。
紧急文件应分别标明特急加急,党委的文件标注在文件的右上角,与密级平齐。党委的红头文件一般不标紧急程度,急件都会使用电报或发电。
政府文件紧急程度标注于右上角第二行,即密级下面。
电报和发电一般都是比较紧急,均需要表明紧急程度,紧急电报分别标明特提特急加急平急
(五)发文字号,即机关制发文件的编号。由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成,缺一不可。
机关代字要准确而没有歧义,年份应标全称,如“2009”,不能用简称“09”,用中文六角括号〔〕括起来,不能用西文的方括号“[]”;顺序号不能编虚位号、顺序号前不能加字,如赣办发〔20091,不能写成赣办发〔2009〕第001。另外,联合行文只标主办机关的发文字号。一般用4号仿宋体。

(六)签发人,即机关签发文件的负责人。
上行文均需标注签发人,以表示对该文件的负责。
标注签发人的文件,发文字号居左空一字,签发人及签发人姓名标右侧,右侧后空一字。联合行文的单位均应标签发人,主办机关的签发人排第一行,其他单位的签发人按版头的排序往下排。字体字号由各单位自定,但应做到从一而终。
三、主体部分
由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、盖章、附注、附件九部分组成。
(一)标题。
1
、公文标题组成三要素:发文机关全称或规范化简称、公文主题、文种。
2
、在特殊情况下,公文标题的三个要素也可以省略其中的某项,如一些公告性的公文,标题中发文机关名称和公文主题可省略,只写公告”“通知等。
3
、标题中除法规、规章和规范性公文名称加书名号外(《》),一般不加标点符号。
4
、标题的文字排列要注意合理、美观。
多行标题的排列:位于发文字号下空(约2行),用2号小标宋体,一行或多行居中排布。多行标题换行时,注意句子词意的完整性,做到排列得当,长短事宜。
多行标题的排列方式,一般是正宝塔、倒宝塔或棱形,避免出现上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形,两行的标题要避免等号型排法,必须一行长、一行短,哪行长、哪行短,应根据句子的词意来断定。三行的标题排法应为第二行比第一行长,第三行比第一行短;四行标题的排法应第二行比第一行长,第三行比第一行短,第四行比第三行短。两个以上机关联合发文,发文机关名称之间一般用空格分开,不加顿号。但标题中间两个单位不能排一行、需转行或者有多个单位并列时,每个单位名称之间要加顿号分隔,不用空格。
避免出现的两种排法:第一种是三行或两行长度一样的长方形或者等号形的排法;第二种是上下长、中间短的沙漏形的排法。
(二)主送机关
1
、指受理公文的机关。
2
、主送机关名称应当用全称或规范化简称或同类型机关的统称。
3
、位于标题下方、正文上方,顶格排印。
4
、公布性及部分法规性公文不标注主送机关。
5
、向上级机关行文,应当主送一个上级机关,如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。
主送机关的排法:主送机关(正文)与标题的空法:16k文件(可以掌握为2行标题8行正文,3行标题7行正文,4行标题6行正文,以此类推);A4型文件(可掌握为2行标题10行正文。3行标题9行正文,4行标题8行正文,以此类推);左侧顶格排,回行时仍然顶格,最后一个主送机关名称标全角冒号。主送机关的字体字号均应和正文一样,用3号仿宋体字,2个字的主送机关,中间不能空字,几个主送机关的只能前后排,而不能上下排。
(三)正文
1
、文件的主体部分,用来表述公文的内容。
2
、包括:开头、中间(即全文的核心部分)、结束语。
3
、正文的格式是为内容服务的,以能充分表现内容为前提。
正文的排法:正文一般用3号仿宋体,如果是转发文件前面的引言,则用3号楷体。标点符号要符合排版规则,数字、年份不回行。正文的每个段落之间一般不空行,断尾力求避免单字成行、单行成页。每个段落之间一般不空行,但特殊情况的文件,为了突出层次,在段落之间加入一个空行。主送机关和正文之间不能空行。
另外,正文中的结构层次序数的标法:第一层为、第二层为(一),第三层为“1.”,第四层为1。文中小标题的层次字体为第一层为3号小标宋或3 号黑体字,第二层为楷体字。在正文中除个别大的稿件如总结、计划、工作安排等为了突出中心,会将一段中心思想用黑体字标出来外,其他一般都不在文中设置体字。另外,正文中的数码字有个特例,每另起一段的数码字后面的标点,应用圆点,而不能用顿号。但文中的数码字后面则用顿号。
(四)附件说明。
如文件带有附件,则在正文段落结束之后、发文机关署名之前加上附件说明。附件说明排在正文下另起一行,前面空2字,用正文相同的字体标识附件,后面标全角冒号和附件名称,也可在正文中用(见附件)附后注明。附件如有序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。

(五)发文机关署名。
1
、党委文件发文机关署名的排法:
1)凡标注主送机关的公文均在正文右下方署名。
2)需盖印的同时署名。
2
、政府文件发文机关署名的排法:公文用盖印代替署名。
正文末页无法标注署名或盖印时,需另加白页,并在该页第二行空两个字在圆括号里标明此页无正文,但一般不采用此法。
发文机关署名的排法。党委文件的排法:署名与上面正文空开一行,局右排,右边与版心至少空开2字,字体字号与正文相同。两个以上机关联合发文,发文机关名称上下并列排,长度相同,左右对齐;政府文件的排法:政府文件因不署发文机关名称,加盖印章代替,所以日期与正方空开2行。
(六)成文日期。
关于公文形成时间:1、一般署会议通过或领导人签发日期;2、联合行文的署最后签发机关领导人的签发日期;3、特殊情况署印发日期;4、电报以发出日期为准;5、决议、章程、条例等公文成文日期也即生效日期。
成文日期的排法:党委的文件居右排在发文机关署名下面,第一个字比起后退两个字,且与版心右边空开两个字,字体号与正文相同,成文日期用阿拉伯数字;政府的文件成文日期用汉字,“O”不能写成
决议、决定、规定、办法、意见、条例等不标主送机关的公文,成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
(七)盖章。
党委文件除会议纪要、决议、决定、规定、办法、意见、条例和印有特定版头的普发性公文外,应在公文落款处加盖发文机关印章,尤其是上行文的请示性公文一定要盖章。联合行文,联署机关都应加盖印章。
政府文件都要盖章,如联合行文,又分为联合上报和联合下发的公文,联合上报的公文,由主办机关加盖印章,联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。加盖印章应端正、清晰,一般应上不压正文,下压成文日期。印油用红色。
政府文件2个印章以上排法:行文需要两个印章时,成文日期应拉开字距排印,左右各空7个,主办机关的印章在前,两个印章均应压在成文日期上,两个印章不能交叉和相切,两章之间空隙不能超过3 mm;行文需要盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各行文机关名称(可用简称)打在发文日期和正方之间,主办机关在前,按顺序,每排最多排3个印章,每个印章均盖在对应的机关名称上,两端不得超出版心,同样上下左右不能相交和相切,如最后一排只有1个或2个印章,均居中排列,然后在最后一排印章之下右空2个字标识成文日期。如果印章多,遇到排不下时,应调整文中行距或字距,确保所有印章盖在同一页面上,绝不允许分两个页面盖章或采取此页无正方的处理方法。
(八)附注(又叫发布层次或印发传达范围)
党委文件与上面的正文(有落款的与落款日期、没落款的与内容)空开1行,用3号仿宋体居左排放,前面空2个字,用小括号括起来。如果表述中出现括号嵌套的情况,用中文六角括号〔〕套小括号。如果是转发文件,发布层次不能标注在被转文件内容之后,应标注在落款日期之后,标法同上。
政府文件一般只标注主、抄送机关。特殊情况对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明。
(九)附件。
附件是正文的补充、说明、参考材料。
1
、应另起一页第一行顶格标识附件,后标全角冒号,附件的名称和附件说明表述一致。
2
、如有多个附件,应标明附件1”附件2”等。
附件的排法:附件应排在版记之前,与公文正文一起装订,并在附件正文左上角第一行顶格标识附件,有几个附件时还应标注序号。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致,附件标题与附件两字之间空开2行。如附件与文件正文不能一起装订,应在附件正文左上角第1行顶格标注文件发文字号并在其后标注附件。
下发的文件如系转发文件,被转发的文件不作为附件处理。转发语一般用楷体,被转发文件的标题、主送以及字体、字号与其他文件一样。但被转发文应另起一页,大标题上面空2行。

四、文尾部分。
由主题词、抄送、印发机关和印发日期、印发份数、版记中的分隔线、印刷版记六部分组成。
(一)主题词。
1
、定义:即用于揭示公文内容,便于公文检索查询的规范化词语,由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成。
2
、公文主题词表通常由公文制发机关的最高主管机关负责制定和发布。
主题词的标法:
主题词三个字用3号黑体,居左顶格排;主题词词目用3号小标宋体或3号宋体,词目之间空一个字。词目排成多行时,一个词目不能分成两行排;回行时,第二行左边与首行的第一个词目对齐。
主题词的标法,党委文件按中央办公厅《公文主题词表》标引。
(二)抄送。
除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关,一律使用抄送。
抄送的标法:抄送机关名称标法于主题词下方、印刷版记上方,用横线与印制版记相隔,抄送二字后标全角冒号,抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。
(三)印发机关和印发日期。
4号仿宋体,标注于主题词之下(有抄送机关的公文应标注在抄送机关之下),占一行位置。党委文件印发机关前空半个,印发日期后空半个字。
(四)印发份数。
用小4号仿宋休,标注于印发日期之下,居右排,后空2个字,党委文件用小括号括起来。标注为(共印XX份)
(五)版记中的分隔线。
版记中上下要素之间加一条分隔线,线的宽度同版心,最外边的两条线用反线(粗线),中间的线用正线(细线)。指有抄送的公文才有3条线,如果是2条线均用反线,即粗线。
(六)印制版记。
1
、由公文印发机关名称、印发日期和份数组成。
2
、印发机关名称和印发日期位于公文末页下端同一行的两端,份数标注于印发日期正方,此两行之间用横线相隔。
3
、翻印时,在印发机关名称和印发日期下方标注翻印机关名称、翻印日期和翻印份数,此三行之间用横线相隔。
版记的位置:版记置于公文的最后一页,版高的最后一个要素置于最后一行。如果放版记的这页和前面的一页都没有正文,则版记页不标页码。
公文中表格的处理:文中如有附表,横排的表格页码在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码的表头在订口一边,双页码表头在切口一边。当表格在最后一页时,应加页,封三为空白,封四为版记,封三封四不放页码。

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