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会务工作规程

发布时间:2011年02月22日 16:56:05
 

一、县委综合性会议的会务工作由县委办牵头组织协调;不属视县委综合性会议但有县委主要领导参加的会议以及有县领导参加的全县性重大会议的会务工作由县委办参与组织协调。

二、 工作程序

(一)牵头组织协调会的会务工作。

1、会前筹备

1)接受会议指令。准确记录活动、会议的各项要求,全面掌握有关情况,做好相关准备工作。

2)制定会议方案。主要内容包括:会议名称、会标、会议主要内容、议程、会议及报到时间和地点、会期、主办单位、协办单位、参会单位名单或参会人员名单(含出席、列席人员及拟邀请人员)、主席台安排、着装要求、会议责任分工[会议文件材料准备、会场布置、屏蔽设备、信访、安全保卫、交通疏导、食宿安排、供电供水、卫生防疫、新闻报道、摄影摄像、发言或颁奖安排以及其他特殊要求。]

3)会议方案报批。经县委办分管领导把关后,报县委分管领导或主要领导审定;或交由县委办主任召开协调会商定。

4)会议通知。一般发书面通知。通知内容包括:会议名称、会议主要内容、参加人员、会议及报道事项、会期、注意事项、联系电话、食宿安排、会议责任分工等。通知范围:参会县领导、其他参会人员、列席人员及相关单位。通知下发后,及时掌握、汇总出席、请假情况并向领导报告。

5)会议材料准备。向大会提交的文件资料,明确专人负责印制、收集和分发。主要有:主体文件,包括主持词、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等;程序文件,包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等;管理文件,包括会议须知、保密规定、作息时间等。

6)会场布置。应体现会议的性质和需要,符合规范要求,烘托会场气氛。会场的装饰:党代表大会,背景处布置党徽和红旗;主席台的装饰,根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花草;会场前景装饰,根据会议需要悬挂标语、摆放花坛等。

座次的标识,可采用在主席台或会议桌上摆放名签、在与会人员出席证(入场券)上注明座次、发放或张贴座位示意图等方法。

考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项;会场桌椅摆放应整齐划一,横成行、竖成列;铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一;座位牌要统一、规范、醒目,摆放要整齐;会场内音响、话筒、灯具等设备应提前2小时调试,会前30分钟重试,必要时准备备用品,确保正常使用。

特殊要求:电视电话(视频)会议应提前与有关单位联系,安排好会场及有关技术保障工作;表彰类会议,可根据需要安排礼仪人员、乐队等(上述人员着装整齐,守纪律、听指挥);党代会等,根据需要可安排工作人员宣读文件;对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的,应提前通知;涉密会议,应按有关保密规定和通知要求办理。

(7)会议责任分工。一般在会议筹备阶段预先告知相关责任部门,并在发送书面会议通知后明确具体事项。

食宿安排。提前统计好人数、姓名、性别、职务等,通知并督促接待事物等部门落实。

会议用品准备。主要包括:制作证牌,如座位牌、出席证(列席证)、工作证、车辆通行证、奖状(牌匾)、证书、文件袋等;印制会务册,包括作息时间、议程、日程、参会人员名单、房号、分组情况、就餐安排、乘车号、工作人员联系方式、注意事项等;特殊会议用品,如选举性会议的选票和备用选票、选票箱、封条等。

会议车辆安排。明确专人负责提前确定会议所需车辆,会议需要多辆车时应将车辆编号、排序。

交通疏导。通知并督促交警大队落实。

信访安全保卫。通知并督促信访、公安部门落实。

新闻报道。通知并督促县委宣传部及县广电局落实。

消防、供电、供水准备。通知并督促消防、供电、供水部门落实。

医疗、防疫准备。通知并督促卫生部门落实。

会议参观点勘察。安排参观的,应提前到参观点现场勘察,全面掌握情况,确定合理参观路线。

8)会前检查。办公室领导牵头对会议准备工作进行检查、调度,掌握落实情况,确定合理参观路线。

9)会议报到。(1)通知并督促接待办落实好食宿报到。(2)落实好会务报道。安排好参会人员领取文件、资料;会前,引导与会人员入座,并以适当形式告知会议纪律;汇总到会情况,向会议主持人报告。

2、会中服务。

会务人员及时清点人数、通知与会人员到会。巡视会场,维持秩序,妥善处理突发情况。安排专人值班,做好传送通知等工作。根据需要做好会议记录。

3、会后工作。

1)会议结束后,疏导与会人员离场并检查会场。及时如数收回需收回的会议材料。

2)会议材料整理归档。

3)会议精神督办落实。根据会议部署或领导安排督办落实,并将督办情况及时向有关领导报告。

4)对会议组织过程进行总结。

(二)参与组织协调的会务工作。

1、参与会务筹备协调,明确会务分工。

2、把握重点,协调督促会务各环节工作的落实。

3、检查落实好与县领导有关的服务工作。

会务工作流程图

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