>> 返回定南党务公开网首页
当前位置:  >> 内容
秘书工作经验之公文处理顺序
文章来源:  发布时间:2017年08月09日 11:26:51

    公文传收是秘书工作的日常事务性内容之一,如何提高公文传收的效率和效果,是秘书工作中必须认真思考的问题。在为领导提供日常的传收公文服务中,我个人的体会是,要以“先重要后一般”为基本原则实施公文排序。如何区分“重要”与“一般”呢?我大致是这样区分的:

    一、先“急件”后“平件”

    一般说来,领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件,另外领导在批阅文件的过程中可能会被一些电话、会见、会议所打断,把“急件”放置在最上方,可以较好地提示领导,使得“急件”及时得到领导处理。

“急件”有很多种,与单位内部某阶段重点工作有关的文件是“急件”,上级有关部门临时召开的紧急会议的通知是“急件”。或者虽然本来是“平件”,但由于种种原因离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文,秘书应当在第一时间送呈领导。

    二、先“阅示件”后“阅知件”

    文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言,领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉。如《部门关于申请增加编制和经费的请示》一文,就需要领导掌握 部门现有编制和经费情况、申请增加编制和经费的原因、需要增加编制和经费的数量等情况,以便作出批示,应让领导首先批阅这类“阅示件”。

而对于“阅知件”,如《关于 担任 大学校长的函》,对于这类公文,领导只是知晓这一情况即可,一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。

    三、先“热点件”后“一般件”

    每个组织或单位在不同时期都有不同的工作重点,相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件。如本科教学工作水平评估,这是每个高校都高度重视的工作。“迎评”期间,与此有关的文件都应该是领导关注的“热点件”,这类文件的排序应当靠前。

    当然,所谓“热点”都有一定的时效性,有些事件在某一时间段是“热点”,在别的时间段就不一定是“热点”了,这就要求秘书工作人员要关注国家的大政方针和时事热点,关注本行业、本领域的改革发展,对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸,努力提高把握“热点”的能力。

    四、先“分管件”后“相关件”

    这一点对于服务副职领导的秘书尤其适用。一个组织或单位的副职领导都在明确分工的基础上分管有关工作。一般说来,他们更多地关注各自分管领域的工作,对于有关的文件也应当作出明确的指示,这就要求秘书把这类文件排在相对靠前的位置。

    而对于并非分管工作而只是相关工作的文件,相对而言就不如前一类“分管件”那么“重要”了。比方说,《校团委关于举办 活动的请示》,对于主管团委和学生会工作的校领导来说,这是他分管的工作,该文件属于“主管件”;而举办这个活动涉及到场地使用问题,对于主管资产或产业的校领导来说,这是与其分管工作相关的领域,该文件属于“相关件”。明白了这一点,文件如何排序也就一目了然了。